Eén plek voor klachten en afwijkingen
Meldora vervangt het klachtenregister in Excel door een vast proces: registreren, toewijzen, oplossen en aantoonbaar afsluiten. Voor klantklachten, interne afwijkingen en leveranciersklachten.
Snel registreren, zonder dat er iets ontbreekt
Kies het soort melding, beschrijf wat er gebeurde en kies categorie en ernst. De rest komt tijdens de behandeling. Elke melding krijgt automatisch een uniek nummer, zoals CMP-2026-000012.
Afhankelijk van het soort melding leg je ook de klant, de leverancier, een order- of contractnummer, de afdeling of het proces vast. Vertrouwelijke meldingen zijn alleen zichtbaar voor kwaliteitsmanagers, de behandelaar en de melder.
Behandelen in vaste stappen
Een kwaliteitsmanager beoordeelt de melding, bepaalt de ernst en wijst een behandelaar en streefdatum toe. Die streefdatum volgt standaard uit de ernst.
- Directe correctie en beheersmaatregelWat er meteen is gedaan om de schade te beperken.
- OorzaakanalyseMethode en oorzaak, bijvoorbeeld met 5x waarom. Verplicht vanaf ernst hoog.
- Corrigerende en preventieve maatregelenAls acties met eigenaar en streefdatum. Open acties blokkeren het afsluiten.
- EffectiviteitscontroleNa een ingestelde periode nagaan of de maatregel werkte. Verplicht vanaf ernst hoog.
- Wachten op een externe partijEen aparte status, zodat duidelijk is waarom een melding stilstaat.
- Onafhankelijk afsluitenBij ernst hoog en kritiek sluit iemand anders af dan de behandelaar.
Acties met een eigenaar en een datum
Elke actie heeft een type, een eigenaar, een streefdatum en een status. Op het dashboard ziet iedereen zijn eigen open acties en de meldingen die over hun streefdatum zijn.
Een reactie van een leverancier leg je vast als eigen actietype. Bij leveranciersklachten is die reactie nodig voordat je afsluit.
Zo zwaar als nodig, niet zwaarder
Niet elke klacht vraagt om een uitgebreid corrigerend traject. Bij ernst laag en normaal registreer je, los je op en sluit je af. Vanaf ernst hoog vraagt Meldora om oorzaakanalyse, corrigerende maatregel, effectiviteitscontrole en onafhankelijke afsluiting.
Per melding aan te passen
Een kwaliteitsmanager kan deze eisen per melding aanzetten of laten vervallen. Die keuze wordt vastgelegd in de audittrail, zodat later duidelijk is waarom.
Aantoonbaar wat er is gebeurd
De tijdlijn toont in gewone taal wie wat wanneer deed. Daaronder ligt een audittrail die alleen wordt aangevuld. Vrije tekst en persoonsgegevens staan daarin niet leesbaar, maar als vingerafdruk.
Bij registratie, afsluiting en heropening maakt Meldora automatisch een PDF-versie van de melding, met een SHA-256-vingerafdruk. Bestaande PDF's worden nooit overschreven.
Bestanden bij de melding
Foto's van de schade, de e-mail van de klant, een pakbon of een rapport: je voegt ze toe aan de melding in plaats van ze in een gedeelde map te zoeken.
- Veel gebruikte bestandstypenPDF, JPG, PNG, Word, Excel, CSV, tekst en e-mails (.msg en .eml), tot 25 MB per bestand.
- Veilig ontvangenMeldora controleert extensie en inhoud en biedt bestanden altijd als download aan, nooit als webpagina.
- Privé opgeslagenIn Meldora Cloud, per organisatie gescheiden, zonder openbare links.
- Optioneel in SharePointVanaf Team ook een kopie in een SharePoint-site van je eigen organisatie.
Inzicht zonder draaitabellen
Het dashboard toont meldingen per maand, type, categorie, ernst en leverancier, plus de gemiddelde doorlooptijd. In Rapportages filter je op elk kenmerk en exporteer je de selectie als CSV-bestand.
Per leverancier zie je open en afgesloten klachten, te late meldingen, de gemiddelde doorlooptijd en terugkerende categorieën. Meldingen kun je aan elkaar koppelen als duplicaat of herhaling.
Iedereen de juiste rechten
Collega's nodig je uit per e-mail. Iemands rol bepaalt wat die persoon kan.
- LezerBekijkt meldingen en rapportages. Gratis en onbeperkt.
- BehandelaarRegistreert meldingen en werkt aan eigen en toegewezen meldingen.
- KwaliteitsmanagerBeoordeelt, wijst toe, sluit af en heropent. Beheert categorieën en leveranciers.
- BeheerderBeheert de organisatie, gebruikers, beveiliging en koppelingen.
Wat Meldora niet is
Meldora is bewust klein gehouden. Daardoor is het snel ingericht en makkelijk uit te leggen aan collega's.
- Geen volledig QMSGeen documentbeheer, auditplanning, trainingen of kalibratiebeheer.
- Geen CRM of ERPKlanten en orders beheer je in je eigen systemen; in Meldora leg je alleen de referentie vast.
- Geen HR- of klokkenluiderssysteemKlachten van medewerkers en meldingen van misstanden horen in een apart, vertrouwelijk kanaal.
- Geen portaal voor klanten of leveranciersMeldingen worden geregistreerd door je eigen medewerkers.
Probeer Meldora 30 dagen gratis
Geen creditcard nodig. Maak je organisatie aan en registreer vandaag je eerste melding.